Organisasi usaha
yang diarahkan oleh beberapa orang dan bertanggung jawab atas
perencanaan, pengorganisasian, pemimpin, dan pengendalian kegiatan telah
ada sejak ribuan tahun lalu. Piramida Mesir serta Tembok Besar Cina
merupakan bukti nyata bahwa proyek yang ukurannya luar biasa besar,
telah menggunakan puluhan ribu manusia, telah dilaksanakan jauh sebelum
zaman modern. Siapa yang memberitahukan masing-masing pekerjaan dan apa
yang harus dilakukan?
Jawabanya
adalah manajemen tanpa mempedulikan apa sebutan para manajer saat itu,
seseorang harus merencanakan apa yang perlu dilakukan, mengorganisasikan
manusia serta bahan untuk melaksanakannya, memimpin dan mengarahkan
para pekerja, dan menegakan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa
segala sesuatunya dikerjakan menurut rencana. Praktik manajemen lainnya
dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, sebuah
pusat penting perekonomian dan perdagangan. Penduduk Venesia
mengembangkan suatu bentuk awal bisnis dan terlihat dalam banyak
kegiatan yang sekarang lazim bagi organisasi, misalnya jalur perakitan
yang membakukan produksi, sistem penyimpan dan pergudangan untuk
memantau isinya, fungsi personalia (pengelolaan sumber daya manusia),
yang dibutuhkan untuk mengelola angkatan kerja, dan suatu sistem
akunting yang mencatat pendapatan dan biaya.
Contoh
dari masa lalu ini memperlihatkan bahwa organisasi dan manajemen telah
ada dan dipraktekan selama ribuan tahun lalu. Namun baru pada beberapa
ratus tahun yang lalu terutama pada Abad XX manajemen mengalami
penyelidikan secara sistematis, menghimpun kumpulan pengetahuan yang
sama dan menjadi sebuah disiplin ilmu yang diformat untuk dipelajari.
Dua peristiwa sejarah yang penting telah pula memainkan suatu peran
dalam memajukan kajian manajemen.
1. Adam Smith (1776) menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik: The Wealth of National,
Smith mengemukakan keuntungan-keuntungan ekonomis yang akan diperoleh
organisasi dan masyarakat dengan pembagian kerja. Sebagai contoh Smith
mengatakan, bahwa jika sepuluh orang pada pabrik peniti telah melakukan
pekerjaan khususnya masing-masing maka akan bisa menghasilkan kurang
lebih 48.000 peniti sehari. Namun seandainya setiap orang bekerja
sendiri mulai dari awal proses sampai akhir proses untuk menghasilkan
peniti sehari maka sudah hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh
peniti sehari. Kesimpulan Smith, bahwa pembagian kerja jelas bisa
meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan ketrampilan dan menghemat
waktu yang lazimnya hilang dalam pergatian tugas serta dengan
menciptakan berbagai mesin dan penemuan yang menghemat tenaga kerja,
2. Revolusi Industri,
dengan memanfaatkan tenaga mesin sehingga lebih ekonomis untuk
memproduksi barang secara massal. Berbagai pabrik besar ini jelas
memerlukan keterampilan manajemen terutama untuk:
a. Meramal permintaaan,
b. Menjamin kecukupan banyak bahan mentah yang siap untuk membuat produk-produk,
c. Memberi tugas-tugas kepada orang-orang untuk mengarahkan kegiatan sehari-hari,
d. Mengkoordinasikan berbagai macam pekerjaan, dan menjamin agar tetap berada dalam kondisi baik.
Selanjutnya
perkembangan teori-teori manajemen telah dicirikan oleh berbagai macam
pendapat tentang apa yang harus dilakukan para manajer dan bagaimana
harus mengerjakannya. Para pendukung manajemen ilmiah dan para ahli
teori adminitrasi umum disebut sebagai teori klasik sebab tulisan mereka
menentukan kerangka kerja bagi banyak ide-ide sekarang ini mengenai
manajemen.
Manajemen tradisional (art management)
sebagai suatu sistem (aliran) kepemimpinan yang mendasarkan cara
kerjanya secara tradisional (turun-temurun). Aliran ini berpandangan,
bahwa seseorang dapat menjadi pemimpin apabila dia keturunan seorang
pemimpin (pemimpin sebagai suatu warisan). Selain itu ada juga yang
berpandangan, bahwa seseorang menjadi pemimpin karena memiliki sifat
yang lebih menonjol di dalam kelompoknya, seperti keberanianya,
kewibawaanya maupun aktivitasnya.
3. Manajemen sebagai ilmu (scientific management), mulai dikenal sejak munculnya beberapa pelopor dalam manajemen, diantaranya yaitu :
a. Tulisan
Charles Babbage di Inggris tahun 1832 yang berjudul The Economy of
Manufacture sebagai sebuah laporan hasil penelitian tentang Time Study
pada pabrik peniti. Tulisan ini pada dasarnya menekankan arti pentingnya
efesiensi waktu bagi para pekerja dan jumlah biaya yang pasti
dikeluarkan dalam setiap proses produksi. Namun sangat disayangkan
tulisan ini pada waktu itu belum mendapat sambutan yang hangat di
masyarakat.
b. Tulisan
Frederick W. Taylor tahun 1911 yang berjudul Principles of Scientific
Management sebagai sebuah laporan hasil penelitian mengenai Time and
Motion Study pada pabrik baja. Taylor menyimpulkan bahwa pemborosan
waktu, tenaga kerja dan bahan-bahan lebih disebabkan karena pengawasan
kerja yang tidak (kurang) efektif. Kesimpulan itu didasarkan atas hasil
pengamatanya terhadap ukuran (tipe) dan perhitungan beberapa tindakan
dari para pekerja pada waktu mengolah berbagai bahan dan bekerjanya
mesin. Dari hasil penelitianya itu Taylor telah menunjukan kepada
masyarakat dan pemerintahnya, bahwa:
1) Pada
beberapa contoh yang sederhana terlihat, bahwa banyak sekali tindakan
manusia di dalam masyarakat yang tidak (kurang) efisien,
2) Memberikan suatu keyakinan umum, bahwa untuk mengobati ketidak efisiensi tersebut melalui perbaikan di bidang manajemen,
3) Membuktikan manajemen yang paling baik, adalah scientific management berdasarkan hukum, aturan dan prinsip yang jelas.
Kemudian menunjukan tugas-tugas manajer dalam setiap pelaksanaan pekerjaanya, yaitu :
1) Selalu
berusaha menggantikan cara-cara kerja yang hanya didasarkan pada
pengalaman dan bakat dengan cara-cara kerja yang ilmiah.
2) Menekankan pengembangan manajemen dengan latihan keilmuan dan pemilihan tenaga-tenaga kerja secara selektif.
3) Mewujudkan kerjasama yang baik antara manajer dengan para pelaksana untuk mencapai efesiensi yang maksimal.
4) Penyempurnaan
pembagian kerja dan pendelegasian wewenang serta tanggung jawab melalui
perencanaan dan pengorganisasian kerja yang ilmiah. Taylor mempunyai
sistem yang disebut dengan Functional Foremanship dengan cara membagi
pekerjaan dalam dua golongan besar, yaitu:
1) Pekerjaan yang memerlukan pemikiran, yakni bagian perencanaan (planning),
2) Pekerjaan yang bersifat teknis pelaksanaan (workshop).
Gambar 4 Sistem Pembagian Kerja Manajemen (Zailani dan Antowijoyo, 1989:14)
Berdasarkan
sistem pembagian tugas (pekerjaan) yang telah dikemukakan tersebut
terlihat, bahwa Taylor menghendaki adanya spesialisasi tugas yang
ditekankan pada ketepatan waktu dalam bekerja dengan rancangan persiapan
sebagai berikut:
1) Pembagian kerja disusun secara terperinci (mendetail),
2) Seleksi para pekerja untuk memilih keahlian,
3) Latihan-latihan untuk memperoleh kecakapan khusus secara mendalam.
Namun sistem yang dikemukakan oleh Taylor masih memiliki beberapa kelemahan diantaranya:
1) Bagi para pekerja, perintah dari delapan orang itu bisa menimbulkan kesimpang-siuran sehingga pekerjaanya tidak bisa tuntas,
2) Tidak ada (jarang) seseorang yang memiliki keahlian beraneka ragam,
3) Tidak ada tanggung jawab yang jelas terhadap hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para pekerja.
Taylor
berusaha menciptakan suatu revolusi mental baik para pekerja maupun
para manajer dengan merumuskan pedoman tegas untuk memperbaiki efisiensi
produksi. Taylor dapat merumuskan empat prisip manajemen dan
menegaskan, bahwa dengan mengikuti prinsip itu akan dihasilkan
kemakmuran baik bagi para manajer maupun para pekerja. Para pekerja akan
mendapatkan upah lebih banyak dan para manajer akan mendapatkan laba
lebih besar. Keempat prinsip manajemen Taylor tersebut, adalah:
1) Kembangkan sebuah ilmu bagi setiap unsur pekerjaan seseorang yang akan menggantikan kaidah ibu jari yang sama,
2) Secara
ilmiah pilih, latih, ajari dan kembangkan pekerja tersebut sebelum para
pekerja memilih sendiri pekerjaan mereka dan melatih diri mereka
sendiri semampu mereka,
3) Bekerjasamalah
secara sungguh-sungguh dengan para pekerja untuk menjamin bahwa semua
pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip ilmu yang telah
dikembangkan,
4) Bagilah
pekerjaan dan tanggung jawab secara merata antara pimpinan dengan para
pekerja. Manajemen mengambil alih semua pekerja yang lebih sesuai
baginya ketimbang bagi para pekerja.
Tulisan
Henry Fayol dalam bukunya yang berjudul General and Industrial
Management (Manajemen Umum dan Industri). Karya ilmiahnya ini cukup
membahas tentang beberapa syarat umum seorang top manajer dan beberapa
prinsip umum dari manajemen yang menurutnya dapat diterapkan pada segala
kegiatan manajer baik di kalangan bisnis maupun pemerintahan. Apabila
dibandingkan dengan tulisan Taylor maka tulisan Fayol ini dapat
melengkapi kelemahan teori taylor tersebut karena pada dasarnya Fayol
mengajukan tiga pokok persoalan, yaitu:
a. Pembagian pekerjaan, dalam hal ini menurut Fayol setiap kegiatan dalam perusahaan umumnya dapat dibagi dalam 6 fungsi, yaitu:
1) Fungsi teknis (produksi),
2) Fungsi komersial (pembelian dan penjualan),
3) Fungsi finansial (pengadaan dan penggunaan dana),
4) Fungsi akuntansi (pembukuan termasuk statistik),
5) Fungsi security (jaminan terhadap barang dan personel),
6) Manajemen.
b. Kepegawaian,
dalam menilai pegawai Fayol menilainya dari beberapa segi kualitas,
seperti: fisik, mental, pendidikan, moral, dan pengalamanya,
c. Beberapa prinsip umum manajemen:
1) Pembagian kerja (Devision of work),
2) Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility),
3) Disiplin,
4) Kesatuan komando (Unity of command),
5) Kesatuan arah (Unity of direction),
6) Mengabaikan kepentingan pribadi untuk kepentingan umum (Disregarding private interest for the sake of public),
7) Sistem pengupahan (penggajian) pegawai,
8) Pemusatan wewenang (Sentralisasi),
9) Hirarki (jenjang) pengawasan,
10) Ketertiban,
11) Keadilan dan kejujuran,
12) Stabilitas kondisi pegawai (jaminan masa kerja),
13) Prakarsa dan,
14) Semangat kesatuan (setia kawan).
Selain itu Hicks menambahkan pula beberapa prinsip manajemen umum, yaitu:
1) Kesesuaian tujuan
Semua
kegiatan organisasi akan efektif jika semua orang yang terlibat di
dalamnya bisa bekerja ke satu tujuan secara harmonis. Artinya harus
muncul kesesuian antara tujuan individu dengan tujuan organisasinya
secara konseptual.
2) Universalitas manajemen
Apapun
tugas organisasi dan tingkat manajemenya maka fungsi-fungsi manajemen
pada dasarnya sama karena pada dasarnya keterampilan manajemen itu
bersifat transferabel dari satu organisasi dengan satu organisasi
lainya.
3) Mengutamakan tujuan dan perencanaan
Perumusan
tujuan sebagai syarat mutlak untuk sebuah organisasi yang ingin
mencapai tujuan secara teratur dan rasional. Sedangkan perencanaan
sebagai suatu proses dalam perumusan beberapa tujuan dan pemilihan
beberapa pendekatan untuk mencapai tujuan. Proses tersebut umumnya
meliputi : pembentukan gagasan, pembuatan konsep, produksi dan
pelayanan. Perencanaan ini mendahului fungsi-fungsi manajemen lainya.
4) Pengawasan berdasarkan penyimpangan
Supervisi
dan pengawasan korektif dikonsentrasikan terhadap kegiatan yang
bersifat menyimpang (tidak serasi) dengan yang telah direncanakan.
5) Keputusan berdasarkan penyimpangan
Seorang
manajer harus bisa membuat keputusan mengenai semua persoalan yang
menjadi perhatianya kecuali terhadap persoalan yang bukan kewenanganya.
6) Keseibangan antara wewenang (authority), kekuasaan (power), tanggung jawab (responsibility) dan pertanggungjawaban (accountability),
7) Koordinasi.
Berbagai
kegiatan usaha yang efektif dapat dicapai jika semua orang dan sumber
lain bisa disinkronkan (diserasikan dan diarahkan). Artinya koordinasi
diperlukan untuk menjamin tercapainya tujuan secara produktif (Siagian,
1982:18-21).
Koordinasi pada hakekatnya berhubungan dengan penyatuan usaha manusia, yang meliputi:
Ø Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun kualitatif,
Ø Waktu yang diperlukan,
Ø Penentuan arah usaha-usaha tersebut.
Karakteristik dari koordinasi, adalah :
Ø Bersifat dinamis,
Ø Menekankan pada pandangan yang menyeluruh dalam mencapai tujuan oleh seorang manajer.
Perbedaan
antara koordinasi dengan kooperasi terletak pada bagaimana hubungan
antara orang-orang dalam melakukan kegiatanya untuk mencapai suatu
tujuan. Pada koordinasi erat sekali kaitanya dengan sinkronisasi yang
mempunyai arti lebih luas dari kooperasi. Sedangkan kooperasi lebih
menekankan pada kerja sama diantara orang-orang dalam mencapai tujuan.
Kooperasi bisa terjadi tanpa disertai adanya koordinasi karena
koordinasi tidak mudah dilaksanakan dengan alasan :
Ø Setiap bagian mementingkan bagianya masing-masing,
Ø Setiap kepala bagian bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dalam unitnya sendiri,
Ø Adanya vested interest disetiap unit (bagian) sehingga mereka cenderung untuk memusatkan tujuan bagianya masing-masing,
Weber
seorang ahli sosiologi Jerman yang pada awal tahun 1900-an menulis
mengenai pengembangan teori struktur otoritas yang menggambarkan
kegiatan organisasi berdasarkan hubungan otoritas. Weber melukiskan
suatu tipe ideal organisasi yang disebutnya birokrasi. Birokrasi,
adalah suatu system yang dicirikan oleh, adanya pembagian kerja,
hierarki yang dirumuskan dengan tegas, peraturan, dan ketetapan yang
terinci dalam hubungan impersonal.
Birokrsi yang ideal menurut Weber, adalah:
a) Pembagian kerja, pekerjaan diperinci menjadi tugas-tugas sederhana, rutin dan dirumuskan dengan baik,
b) Hierarki Wewenang, kedudukan (posisi) disusun dalam sebuah hierarki yang dibawah kendali dan diawali oleh yang lebih tinggi,
c) Seleksi Format,
semua anggota organisasi dipilih atas dasar kualifikasi teknis yang
diperlihatkan oleh pelatihan, pendidikan, dan pemeriksaan formal,
d) Tatanan dan aturan formal,
untuk menjamin keseragaman dan mengatur perilaku karyawan, dan para
manager sangat tergantung pada peraturan organisasi yang formal,
e) Impersonalitas,
peraturan dan kendali diterapkan seragam, sambil menghindari campur
tangan atas kepribadian dan cita rasa pribadi para karyawan,
f) Orientasi Karier,
para manajer sebagai pejabat professional bukannya pemilik unit-unit
yang mereka kelola. Mereka bekerja demi gaji dan mengajarkan karier
mereka di dalam organisasi itu.
Pendekatan Kuantitatif disebut juga Operation Research (OR) atau ilmu manajemen, pendekatan
ini muncul dari berkembangnya pemecahan matematis dan statis dalam
masalah kemiliteran selama Perang Dunia II. Pasca PD II banyak teknik
kuantitatif yang telah digunakan dalam memecahkan persoalan militer
diterapkan ke sektor bisnis. Salah satu kelompok perwira militer yang
dijuluki “Whiz Kids”, bergabung dengan Fond Motor Company pada
pertengahan 1940-an dan segera mulai menggunakan metoda statistik dan
model kuantitatif untuk memperbaiki teknik pengambil keputusan di Ford.
Pendekatan kuantitatif terhadap manajemen mencakup penerapan statistik,
model optimasi, model informasi dan simulasi komputer. Program Linier,
adalah salah satu teknik yang dapat digunakan para manajer untuk
memperbaiki keputusan pengalokasian sumber daya. Penjadwalan kerja dapat
lebih efisien sebagai hasil analisis penjadwalan jalur kritis
(CPA=Critical Path Analysis). Keputusan mengenai penentuan tingkat
persediaan optimum yang harus dipertahankan oleh sebuah perusahaan dapat
sangat dipengaruhi oleh model kuantitas pesanan ekonomis.
Post a Comment