Pengertian administrasi dapat dilihat secara sempit maupun luas. Secara sempit administrasi (administratie dalam bahasa Belanda dan clerical work dalam bahasa Inggris) diartikan sebagai ketatausahaan,
seperti kegiatan kearsipan, surat-menyurat dan kerumah-tanggaan.
Pengertian ini adminitrasi dianggap sebagai bagian (aspek) dari
manajemen. Secara luas administrasi diartikan sebagai tindakan tertentu
yang diambil dalam usaha mencapai tujuan yang telah disadari (Marx dalam
Siagian, 1982:10). Para ahli umumnya sepakat, bahwa tindakan tersebut
sebagai wujud kerja sama dari dua orang lebih yang dipandang sebagai
unsur utama administrasi. Sedangkan unsur lainya, adalah:
1. Manusia dua orang lebih yang menciptakan, melaksanakan dan menggunakanya untuk mencapai tujuanya,
2. Tujuan sebagai komitmen yang menyatukan tindakan,
3. Tugas (kegiatan) sebagai wujud dari adanya pembagian tugas,
4. Sarana dan prasarana.
Semakin sedikit jumlah orang yang terlibat, akan semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai. Semakin sederhana tugas-tugas yang hendak dilaksanakanakan semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.
Kriteria Pokok Administrasi
1. Rasionalitas,
karena setiap tindakan kerjasama untuk mencapai tujuan itu akan selalu
didasarkan pada pertimbangan akal sehat (logis dan objektif),
2. Keefektifan,
sebagai usaha untuk mencapai tujuan yang diharapkan semaksimal mungkin.
Seorang manajer yang efektif berarti memiliki kemampuan untuk memilih
dan menentukan tujuan, pekerjaan, metode dan peralatan yang tepat guna
mencapai tujuan,
3. Efesiensi,
untuk mencapai efektivitas dengan pengorbanan yang seminimal mungkin.
Jadi sebagai perbandingan yang terbaik antara hasil yang dicapai dengan
pengorbanan yang dikeluarkan. Seorang manajer yang efisien memiliki
kemampuan untuk memperhitungkan secara cermat bagaimana menghasilkan
keluaran yang lebih tinggi (produktivitas) dibanding masukan yang
digunakan (tenaga kerja, bahan, uang, peralatan dan waktu).
Keefektifan adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing) dan efesiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right).
Jadi yang terpenting bagi para manajer adalah bagaimana menemukan
pekerjaan yang benar untuk dilakukan dan memusatkan sumber daya dan
usaha pada pekerjaan tersebut bukan melakukan pekerjaan dengan benar (Drucker
dalam Handoko, 1991:7). Apabila seorang manajer (pimpinan) mempunyai
pengetahuan dasar manajemen dan mengetahui cara menerapkanya pada
situasi yang ada maka akan memiliki kemampuan untuk melakukan
fungsi-fungsi manajerial dengan efesien dan efektif.
Sehubungan
dengan penjelasan itu Beard mengatakan, bahwa di masa depan tiada
masalah yang lebih penting daripada masalah administrasi (Siagian,
1982:13). Artinya maju mundurnya sebuah pemerintahan akan sangat
ditentukan oleh administrasinya sedangkan administrasi itu sendiri
sangat ditentukan oleh orang-orang yang melaksanakanya dengan bekal
dasar kemampuan manajemen yang baik. Sehingga sangat beralasan bila
manajemen dapat dipandang sebagai inti administrasi (aspek pokok
administrasi) di samping sebagai wadah administrasi dan manajemen
(Lipawsky dalam Siagian, 1982:17).
Post a Comment