—FUNGSI PERENCANAAN
—
—Perencanaan merupakan langlah awal yang sangat menentukan keberhasilan organisasi
—Perencanaan yang kurang baik sama saja dengan membuat rencana kegagalan.
—Namun Perencanaan yang baik bukanlah segala galanya.
—Perencanaan dan proses perencanaan
—Perencanaan (Planning) merupakan proses penetapan tujuan dan memilih cara untuk merealisasikan tujuan tersebut.
—
—“ PERENCANAAN” adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran , kebijakan, prosedur, program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.
—Setiap organisasi tidak lepas dari perencanaan
—Menurut Schermerhorn, J.R ( 1996) perencanaan meliputi 5 tahapan
1.Penetapan sasaran
2.Evaluasi kondisi sekarang
3.Pengembangan kondisi masa depan.
4.Analisis alternatif tindakan dan rencana pencapaian sasaran
5.Implementasikan rencana dan evaluasi hasil
—Menetapkan sasaran
1.Perlu dibuat secara spesiifik agar tidak menimbulkan kerancuan (Spesifik)
2.Sasaran harus terukur untuk memberikan kejelasan (measurabel)
3.Sasaran perlu dibuat secara menantang tetapi realistis (attanable dan realistic)
4.Penetapan sasaran harus mempunyai batasan waktu yang jelas (time bounded)
● —Manfaat perencanaan
1.Fokus dan fleksibilitas
2.Perbaikan koordinasi
3.Perbaikan kontrol
4.Manajemen waktu
—Fokus dan flesibilitas
Perencanaan dapat memperbaiki kinerja karena beberapa alasan:
1.Perencanaan berfokus pada hasil
2.Perencanaan menekankan kepada prioritas
3.Perencanaan berorientasi pada keunggulan, yaitu mengalokasikan sumber daya untuk mengoptimalkan kekuatan organisasi
4.Perencanaan mengakomodasi perubahan yatiu mengatisipasi adanya masalah dan peluang
—Perbaikan koordinasi
—Dengan adanya hierarki sasaran beberapa sasaran dalam organisasi akan saling terkait dan saling mendukung. Dengan demikian koordinasi antar bagian dapat lebih optimal apabila perencanaan telah dilakukan dengan baik.
—Perbaikan kontrol
—Ddalam perencanaan = dilakukan sasaran
—Semakin optimal penetapan sasaran, proses kontrol akan semakin mudah dilakuakan.
—Managemen waktu
—Dengan adanya perencanaan waktu yang baikmaka pengelolaan waktu dapat dilakukan secara optimal dengan memberikan prioritas pada kepentingan yang bersifat strategis dan harus dilakukan.
—Hierarki rencana organisasi
Rencana dapat dibedakan menjadi 2 tipe:
1.Rencana strategis (strategik Plans)
—Dibuat oleh manager level atas
—Mendefinisikan tujuan umum
—
2. Rencana operasional
—Merupakan detail dari implementasi stragtegik plans
—Merupakan deskripsi mengenai aktifitas sehari hari.
● —Hierarki rencana organisasi
—Perbedaan strategic plands dan operational plans
—Rencana rutin dan rencana insidental
—Rencana operasional dapat diklasifikasikan mendjadi dua:
1.Rencana rutin (standing plans) = rencana yang digunakan lebih dari sekali. Misalnya kebijakan, aturan dan prosedur.
2.Rencana insidental ( single use plans) = rencana yang digunakan hanya sekali misalnya proyek.
—Perencanaan top down dan bottom up
—Perencanaan dilakukan dengan dua pendekatan yaitu:
1.Top down
— dimulai dengan penetapan sasaran umum perusahaan oleh top management, selajutnya dilakukan perencanaan mulai dari yang general sampai ke yang detil
—Keunggulannya lebih komprehensif dan terintegrasi antar bagian tidak bersifat parsial
—
2. Bottom up
— dimulai dari lower level management.
— kelebihan : kesesuaian dengan situasi yang berkembang dilingkungan bisnis serta mendorong adanya komitmen dari segenap jajaran management pada berbagai level.
—Fungsi fungsi perencanaan
— Forecasting ( peramalan)
—Penetapan sasaran
—Menetapkan prosedur prosedur kegiatan yang diperlukan, biaya biaya yang diperlukan untuk setiap kegiatan demi tercapainya tujuan yang diinginkan.
—Menentukan waktu yang tepat
—Penganggaran
—Pengembangan prosedur
— penetapan dan penafsiran kebijakan
—Perkiraan (forecasting)
—Perencanaan merupakan visi mengenai kondisi masa depan.
—Merupakan proses pembuatan asumsi mengenai apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang .
—Terdapat 2 pendekatan dalam melakukan perkiraan yaitu : pendektan kualitatif dan kuantitatif.
—
—Pendekatan kualitatif dilakukan dengan opini yang biasanya menggunakan pakar sebagai narasumbernya.
—Pendekatan kuantitatif menggunakan analisis matematika dan statistik, misalnya menggunakan metode exponensial smoothing, moving avarage dan ekonometri.
—Pembuatan keputusan
—Merupakan proses mengindentifikasi dan memilih suatu tindakan yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tertentu.
—Terdapat 4 cara untuk mengetahui masalah
1.Adanya deviasi penyimpangan dari pengalaman masa lalu
2.Adanya deviasi terhadap rencana yang telah ditetapkan
3.Kritik dan saran dari fihak luar
4.Kinerja kompetitor.
—Tahapan pembuatan keputusan
1.Lakukan investigasi terhadap situasi yang terjadi (untuk mendefinisikan masalah, mendiaknosis penyebab masalah dan penetapan sasaran perbaikannya)
2.Mengembangkan alternatif solusi. (memerlukan penguasaan masalah dan kreatifitas)
3.Melakukan evaluasi terhadap alternatif solusi dan memilih solusi yang terbaik.
4.Mengimplementasikan keputusan dan melakukan pemantauan.
● —Keuntungan perencanaan
1.Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif dan rasional
2.Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah, teratur dan ekonomis
3.Perencanaan akan meningkatkan pendayagunaan semua fasilitas yang dimiliki
4.Perencanaan dapat mengembangkan keseluruhan perusahaan
5.Perencanaan dapat memperkecil resiko perusahaan
6.Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian
7.Perencanaan memberikan gambaran seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
—Kerugian kerugian perencanaan
—Perencanaan akan membatasi tindakan, inisiatif para karyawan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
—Perencanaan menyebabkan keterlambatan tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat.
—Informasi yang digunakan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat. Sehingga manager tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
—Biaya yang diperlukan untuk merencanakan cukup besar bahkan bisa melampaui yang akan dicapai
—Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.
—
