Kualitas Sebuah Sistem Pengendalian yang Efektif

 Kualitas Sebuah Sistem Pengendalian yang Efektif

Pada Sistem pengendalian yang efektif cenderung mempunyai beberapa karakteritik itu berbeda-beda sesuai dengan situasinya namun dapat digeneralisasikan dengan ciri-ciri yakni:

1. Ketepatan, sebuah sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang tidak tepat dapat membuat manajemen lupa mengambil tindakan manakala seharusnya bertindak atau menanggapi suatu masalah yang sebetul tidak ada,

2. Tepat Waktu, pengendalian seharusnya menggugah perhatian para manajer terhadap penyimpangan tepat pada waktunya guna mencegah akibat serius terhadap kinerja sebuah unit,

3. Hemat, sebuah sistem pengendalian harus hemat dalam penerapanya, dan harus bisa memberikan manfaat dalam kaitannya dengan biaya yang ditimbulkannya,

4. Fleksibel, bisa menyesuaikan dengan perubahan yang tidak bersahabat atau untuk mamanfaatkan peluang baru,

5. Bisa dipahami, oleh para penggunaannya,

6. Kriteria (standar) yang masuk akal, bisa dicapai karena bila kriteria itu terlampau tinggi atau tidak masuk akal, maka tidak akan lagi memotivasi,

7. Penempatan yang strategis, para manajer tidak mungkin mengendalikan segala sesuatu yang berlangsung dalam organisasi, seandainya mampu manfaatkanya tidak akan dapat menutupi biayanya,

8. Tekanan pada perkecualian, para manajer yang tidak mampu mengendalikan semua kegiatanya, seharus menempatkan alat pengendali strategis ditempat di mana alat itu dapat meminta perhatian hanya bagi perkecualian,

9. Multikriteria, para manajer dan karyawan akan berusaha untuk “tampil bagus” pada kriteria yang dikendalikan. Multi Kriteria mempunyai dampak positif ganda, karena lebih sulit dimanipulasi ketimbang kriteria tunggal. Kriteria tersebut dapat mengurangi usaha untuk sekedar tampil “bagus”, juga karena kinerja jarang dapat dinilai secara obyektif dari satu indikator saja, multi kriteria memungkinkan penilaian kinerja yang lebih akurat,

10. Tindakan koreksi, sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan kapan terjadi penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan tindakan apa yang harus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi.



O. Manajemen Kontemporer (Manajemen Abad XXI )

Lazimnya pandangan teori manajemen dalam masyarakat mengatakan, bahwa manajer itu harus langsung bertanggung jawab dalam keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi. Sudut pandang ini disebut sebagai pandangan Mahakuasa terhadap manajemen sebaliknya sejumlah pengamat mengatakan, bahwa manajer itu sedikit saja pengaruhnya terhadap keberhasilan organisasi. Sebagian besar kegagalan atau keberhasilan sebuah organisasi itu disebabkan oleh kekuatan diluar kendali menejemen, sudut pandang ini diberi nama pandangan simbolis terhadap manajemen.


Pandangan Maha Kuasa

Pandangan ini mencerminkan sebuah pengendalian dominan dalam teori manajemen. Mutu manajer sebuah organisasi menentukan mutu organisasi itu. Orang menganggap bahwa perbedaan efektitas dan efisiensi sebuah organisasi disebabkan oleh keputusan dan tindakan manajernya. Manajer yang baik mengantisipasi perubahan, menjajaki peluang, membetulkan kinerja yang buruk, dan memimpin organisasi menuju sasarannya (mengubah sasaran itu bila perlu). Ketika laba meningkat, manajemen menganggap itu sebagai jasanya dan memberi imbalan kepada dirinya sendiri dengan bonus-bonus, saham, dan sebagainya. Apabila laba merosot, dewan direksi mengganti pucuk pimpinan karena yakin bahwa manaejemen baru akan membawa hasil yang lebih baik.

Misalnya, di Bombay Company sebuah pengecer alat perlengkapan rumah, pimpinan pelaksana tertinggi Robert Nourse dicopot dari posisinya setelah penjualan dari laba merosot dalam pertengah tahun 1990-an, dan seorang CEO baru diangkat untuk menggantikannya. Pandangan terhadap para manajer sebagai mahakuasa itu sesuai dengan gambaran stereotip tentang eksekutip bisnis yang jagoan dan suka memimpin dapat mengatasi setiap rintangan dalam mengejar sasaran organisasi itu. Pandangan mahakuasa ini tidak terbatas pada organisasi bisnis tapi dapat juga digunakan untuk membantu menjelaskan tingginya pergantian diantara para pelatih, perguruan tinggi maupun para professional. Tanpa memperdulikan keadaan yang merintanginya, jika organisasi bekerja jelek, maka seseorang dianggap bertanggung jawab (menejer). Manakala segala sesuatunya berjalan baik para manajer mendapat pujian, walaupun mereka memiliki sedikit hubunganya dengan hasil tersebut.


Pandangan Simbolis

Pandangan ini mengemukakan, bahwa kemampuan manajer untuk mempengaruhi hasil dibatasi oleh beberapa faktor luar. Tidaklah masuk akal bila mengharapkan para manajer mempunyai pengaruh yang berarti terhadap kinerja sebuah organisasi. Menurut pandangan ini, hasil sejumlah organisasi dipengaruhi oleh sejumlah faktor di luar kendali manajemen. Faktor-faktor itu mencakup perekonomian, perubahan para pelanggan, kebijakan pemerintah, tindakan para pesaing dan industri tertentu, kendali terhadap pemilik teknologi, serta keputusan yang diambil oleh para manajer terdahulu dalam organisasi tersebut.



P. Lingkungan

Istilah lingkungan merujuk pada lembaga atau kekuatan yang berada di luar organisasi dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi.

Lingkungan Umum vs Lingkungan Khusus



Lingkungan umum mencakup segala sesuatu di luar organisasi, misalnya faktor ekonomi, keadaan politik, pengaruh sosio-budaya, masalah globalisasi, dan teknologi, semua itu dapat mempengaruhi organisasi tetapi relevansinya tidak jelas. Lingkungan khusus mencakup bagian lingkungan yang secara langsung berkaitan dengan pencapaian sasaran sebuah organisasi. Lingkungan itu terdiri atas para pendukung yang sangat penting (pihak yang berkepentingan) sehingga dapat mempengaruhi efektif organisasi secara positif maupun negatif. Setiap lingkungan khusus bersifat unik dan berubah-ubah bersama keadaanya yang mencakup para pemasok masukan, klien (pelanggan), pesaing, badan pemerintah, dan kelompok masyarakat tertentu. Misalnya Lockheed Martin Corporation amat bergantung pada kontrak pertahan sehingga Departemen Pertahanan Amerika Serikat merupakan lingkungan khususnya.


Ketidak pastian lingkungan

Merupakan derajad perubahan dan kompleksitas lingkungan organisasi, segi lainya menggambarkan kadar kompleksitas lingkungan, yang mengacu kepada jumlah komponen dalam sebuah lingkungan organisasi dan sejauh mana pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi itu tentang komponen tadi. Misalnya Hasbro Toy Company, sebuah pabrik mainan terbesar di dunia, menyederhanakan lingkungannya dengan mencaplok banyak pesaingnya termasuk Kenner Toys, Parker Brothers, dan Tonka. Semakin sedikit pesaing, pelanggan, pemasok, dan badan pemerintah yang harus digauli oleh sebuah organisasi, semakin berkuranglah ketidakpastian dalam lingkungannya.


Mengelola Disebuah Lingkungan Asing

Ada beberapa pedoman dalam mengelola organisasi disebuah lingkungan asing, yaitu:

1. Lingkungan Hukum politik

Para manajer harus menyadari perbedaan disetiap lingkungan, apabila ingin mengetahui kendala dan peluang di tempat organisasinya. Misalnya, tiap negara mempunyai undang-undang yang berbeda dalam hal kebijakan industri, pembatasan perdagangan, persyaratan kerja, pembayaran suap, hak-hak pribadi, hak-hak kaum pekerja, dan seterusnya,

2. Lingkungan Ekonomi

Para manajer global mempunyai perhatian terhadap ekonomi yang tidak dimiliki oleh para manajer yang bekerja pada satu negara saja dalam hal ini ada 3 perhatian utama, yaitu nilai tukar mata uang yang berubah-ubah, laju inflasi, dan berbagai macam kebijakan. Laba perusahaan global dapat secara dramatis berubah-ubah tergantung kepada kekuatan mata uang dalam negerinya dan mata uang negara-negara dimana perusahaan itu beroperasi. Setiap devaluasi mata uang sebuah negara akan sangat mempengaruhi tingkat keuntungan sebuah perusahaan. Kekuatan mata uang suatu negara asing dapat juga memepengaruhi keputusan para manajer. Misalnya General Motors telah mengimport Geo Stormnya ke amerika dari Jepang. Namun ketika kekuatan Yen Jepang terhadapan dolar membuat produk itu tidak ekonomis, para pejabat perusahaan memutuskan untuk menghentikan model tersebut.

Laju inflasi ekonomi dapat berbeda-beda di berbagai wilayah dunia. Misalnya dinegara-negara kecil, seperti Bolivia, inflasi tahunan telah mencapai 26.000%. Di negara-negara yang lebih besar dan lebih industrial, seperti Brazil, laju inflasi tahunan terkadang mencapai 2700%. Laju inflasi itu mempengaruhi harga bahan mentah, tenaga kera, dan pasokan lainya. Selain itu, inflasi mempengaruhi harga yang dapat dipasang oleh perusahaan terhadap barang atau jasa lainnya. Berbagai kebijakan perpajakan merupakan perhatian besar bagi seorang manajer global, di beberapa negara, tuan rumah bersikap lebih membatasi daripada negara asal organisasi itu sedangkan pada beberapa negara lainya jauh lebih ringan. Satu-satunya kepastian, ialah peraturan perpajakan itu berbeda dari pada setiap negara. Manajer membutuhkan pengetahuan tepat tentang berbagai peraturan pajak di negara-negara di mana mereka beroperasi untuk menemukan kewaajiban pajak keseluruhan perusahaan mereka.

3. Lingkungan Budaya

Kekuatan Lingkungan global terakhir, adalah perbedaan budaya antara bangsa. Setiap organisasi mempunyai budaya internal yang berbeda-beda, negara-negara pun mempunyai kebudayaan pula.


Individualisme Vs kolektivitas

Individualisme merujuk pada sesuatu kerangka kerja sosial yang ikatannya longgar dimana orang diharapkan untuk mengurusi kepentingan mereka sendiri dari kepentingan keluarga terdekatnya. Ini dimungkinkan sebab adanya sejumlah besar kebebaskan yang diberikan oleh masayarakat semacam itu kepada individu. Lawannya kolektivitisme, yang di cirikan dengan kerangka kerja sosial ketat dimana orang mengharapkan orang lain yang berada dalam kelompok mereka menjadi bagiannya supaya mengurusi dan melindungi mereka apabila mengalami kesusahan. Sebagai imbalanya, mereka merasa harus memberikan loyalitas mutlak kepada kelompok tadi. Hofstrede, mengatakan, bahwa tingkat individualisme di sebuah negara erat kaitannya dengan kekayaan negara itu. Negara-negara yang lebih kaya, seperti Amerika Serikat, Inggris Raya, dan Nederland sangatlah individualistis. Negara-negara yang lebih miskin seperti Kolombia dan Pakistan sangat bersifat kolektif.

Jarak kekuasaan, adalah suatu budaya yang mengukur sampai sejauh mana suatu masyarakat dapat menerima ketidak merataan pembagian kekuatan dalam lembaga dan organisasi. Penghindaran ketidakpastian suatu ukuran budaya yang digunakan untuk menjelaskan sampai sejauh mana nilai-nilai sosial dipengaruhi oleh kesombongan dan materialisme. Kuantitas hidup suatu perlengkapan budaya nasional bisa menjelaskan sampai seberapa jauh nilai-nilai sosial dicirikan oleh kesombongan dan materialisme sedangkan kualitas hidup suatu perlengkapan budaya nasional bisa mencerminkan penekanan yang diberikan pada hubungan dan perhatian kepada pihak orang lain.


Pedoman bagi para manajer Amerika Serikat

Hofstrede menemukan, bahwa kebudayaan Amerika berada di tempat tertinggi di antara semua negara dalam hal individualisme, dibawah rata-rata dalam hal jarak kekuasaan, jauh dibawah rata-rata dalam hal menghindari ketidakpastian, dan jauh di atas rata-rata dalam hal kuantitas hidup. Kesimpulan ini sesuai dengan bagaimana dunia memandang Amerika itu, artinya Amerika dilihat sebagai negara yang menekankan etika individualistic, memiliki pemerintahan perwakilan dengan cita-cita demokrasi, relatif bebas dari ancaman ketidakpastian, dan mempunyai perekonomian kapitalistik yang menghargai agresivitas dan materialisme.

Setelah seorang yang dipilih sebagai calon yang baik bagi sebuah posisi manajerial diluat negeri, ada beberapa faktor individual maupun organisasi yang menentukan apakah dia ini mampu atau tidak menyesuaikan diri dengan penugasan luar negeri tersebut secara efektif. Faktor-faktor individual yang dapat mempengaruhi penyesuaian internasional tersebut adalah :

1. Kemampuan untuk tetap bersemangat, bersikap positif, dan produktif bahkan dalam situasi baru yang barangkali penuh tekanan dan ketegangan,

2. Kemampuan untuk bergaul secara efektif dengan rekan kerja di negara tuan rumah,

3. Kemampuan dengan tepat merasakan dan berpendapat dengan norma dan nilai budaya negara itu.



Sedangkan faktor-faktor organisasi yang dapat mempermudah transisi tersebut mencakup pekerjaan yang dilakukan oleh orang itu, adalah :

1. Budaya organisasi,

2. Tingkat sosialiasi budaya organisasi tersebut.



Faktor-faktor budaya organisasi yang harus dipertimbangkan bagi transisi yang berhasil mencakup seberapa jauh budaya organisasi itu mirip dengan apa yang telah dialami orang tersebut dimasa lalu, dukungan sosial yang disediakan oleh budaya organisasi itu, dan jumlah bantuan logistik yang diberikan oleh organisasi tersebut untuk mempermudah penyesuaian itu. Faktor lain yang menentukan keberhasilan penyesuaian seseorang dengan penugasan di luar negeri adalah keterampilan-keterampilan sosialisasi organisasinya.

Sosialisasi organisasi merujuk pada proses yang dialami oleh para karyawan untuk menyesuaikan dengan budaya organisasi. Transisi kebudayaan itu akan lebih mudah seandainya orang tersebut mengembangkan keterampilan sosialisasi yang efektif. Faktor lain yang mempengaruhi penyesuaian di negeri asing yang merupakan faktor bukan kerja adalah bagaimana seorang individu secara pribadi menyesuaikan dengan barunya kebudayaan itu dan bagaimana keluarga serta pasangan hidupnya menyesuaikan diri. Untuk lebih jelasnya dari faktor-faktor yang mempengaruhi penyesuaian internasional ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :


Penyesuaian di Negeri Asing